“忙しいのに成果が出ない”を解消する鍵は、緊急でないことにこそある｜『７つの習慣』時間術の真髄

おはようございます。Life Quest Allianceの福永です。

先週末、７つの習慣(R)実践会を開催しました。
今回のテーマは第3の習慣「最優先事項を優先する」でした。
この習慣は、実践会ファシリテーターになるときに愚直に実践した結果、残業が当たり前だった状況から１ヶ月ほどで定時退社できるようになり、その後の私の人生を変えてくれた思い入れのある習慣です。
この時の経験の一部を、自著『楽天で学んだ会社を急成長させるPDCA-S』にも書きました。

今回はページ数の関係で書籍には書けなかった視点を書いてみたいと思います。

“忙しいのに成果が出ない”を解消する鍵は、緊急でないことにこそある

スティーブン・R・コヴィー博士の『７つの習慣』における時間管理の要諦は、「時間を管理することではなく、自分自身を管理すること」です。
そして、そのために取り組むべきことは「時間管理のマトリックス」における「第II領域」の拡大です。

第I領域：緊急かつ重要
（クレーム対応、締め切り直前の仕事など）
第II領域：緊急ではないが重要
（人間関係構築、戦略立案、健康維持など）
第III領域：緊急だが重要ではない
（突然の電話、意味のない会議など）
第IV領域：緊急でも重要でもない
（SNS、ダラダラしたネットサーフィンなど）

多くの人が時間に追われるのは、第Iと第III領域の対応に追われ、第II領域に時間を使えていないからです。
第II領域こそが、自分の人生や組織を中長期的に成長させる活動なのにも関わらず。

では、どうすれば第II領域を増やせるのでしょうか。

『７つの習慣』では、「とりあえずは、第III領域と第IV領域から第II領域の時間を捻出するしかない」としています。
第IV領域は無駄な時間なので意識すればある程度削れます（スマホ依存などがなければ）。
しかし、厄介なのは第III領域です。
第III領域は、一見すると第I領域に見えてしまいますが、その実「他人にとっての緊急事項」であり、自分にとっての優先事項ではないのです。

では、どうすれば第III領域を減らしていけるでしょうか。
以下に、第III領域を減らすための手順を、『７つの習慣』を引用しながら示します。

Noと言う
最良を選ぶ
デリゲーションする

1. Noと言う

自分にとって一番重要なこと、もっとも大切にするべきことを決めたら、それ以外のことには勇気を持って、明るくにこやかに、弁解がましくなく「ノー」と言えなければならない。

まず自分にとって何が大切かを明確にし、それ以外は手放す勇気が必要です。
ここで大切なのは、単に時間効率を求めるだけではいけません。
自分にとって何が重要かの判断はミッションステートメント（第２の習慣で作成）に寄りますが、ミッションステートメントとは「どのような人間になりたいのか（人格）、何をしたいのか（貢献、功績）、そしてそれらの土台となる価値観と原則を書く」ものであり、人間関係や人としての振る舞いも重要度を測る要因になるからです。

2. 最良を選ぶ

緊急な用事が「良い」ものであっても、それを端から受け入れていたら、あなたにとって「最良」のものに手が回らなくなる。あなたにしかできない貢献ができなくなるのである。

真面目で責任感の強いビジネスパーソンほど、「良い」ことをすべて引き受けようとしてしまいがちです。
しかし、それではあなたにしかできない貢献を行う時間がなくなってしまいます。
「最良」＝「自分がやるべきこと」「あなたにしかできないこと」を選ぶことが、組織にとっても大きな価値となるのです。

3. デリゲーションする

確かな技術や知識を持っている人に仕事を任せれば、その間にあなたは自分にとってもっとも重要な活動にエネルギーを注ぐことが出来る。個人であれ組織であれ、デリゲーションこそが成長をもたらすと言っていい。

信頼できるメンバーに任せることで、彼らも成長し、組織の力が底上げされていきます。
もちろん最初は時間がかかりますし、失敗もあるかもしれません。
でも、時間をかけて育成し、任せられる関係を築いていくことで、組織全体が自走し始めます。

第III領域を削減するには、勇気と覚悟がいります。
自分でやった方が早いですし、断ったり任せたりするのは面倒だったりするからです。

しかし、自分の力だけで何かを成し遂げようとしても、そこには自分の時間や物理的な限界が必ず訪れます。
経営者や管理者であれば、自分の限界が組織の限界になってしまうのです。

第III領域を削減し、第II領域に時間を投資することは、単なる時間術ではありません。
これは自分自身をどう生きるかという、生き方そのものに関わる選択です。
もし今「売上が頭打ち」「人材が育たない」「組織が回らない」と感じているなら、それは時間管理から自分自身を管理する方法に切り替えるタイミングかも知れません。

今日、あなたも時間の使い方を見直し、人生の主導権を取り戻してみませんか？

それでは皆さん、今週もよい一週間をお過ごしください。

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